¿Te lo mando por WhatsApp?

En esta era, todo es veloz y digital. La comunicación y colaboración llevan el sello de la inmediatez enriquecida por la multimedia: audio, imágenes y animaciones, texto enriquecido. Disponemos de múltiples canales para llegar a nuestros interlocutores y asumimos que son intercambiables, el correo electrónico, los mensajes de texto, las llamadas telefónicas. ¿Lo son? ¿Qué implica esta alta disponibilidad digital?

A diario llevamos a cabo decenas de conversaciones individuales y en grupos de mensajería instantánea. En nuestro servicio de WhatsApp o Telegram, probablemente se mezclan cotidianamente anuncios importantes y puntuales con bromas, memes, enlaces de lectura, archivos importantes de algún cliente y mensajes personales de nuestro círculo más íntimo. En algún momento, se volvió difuso el límite entre lo laboral y lo personal tanto en la computadora y el teléfono como en las horas del día.

He podido ver cómo el WhatsApp para algunos de nosotros se volvió agenda (con mensajes que incluyen fecha y hora de compromisos laborales o personales), bloc de notas, la lista de la compra, álbum de fotos o borrador de comunicaciones formales que después se volverán un correo electrónico.

¿Qué más he visto? Que, desde luego, esto conlleva un alto riesgo de confusiones, desde el error más básico de enviar un mensaje crítico al chat equivocado, o bien enviar un mensaje poco claro por la premura de escribir brevemente. También conlleva el riesgo de asumir que un mensaje “visto” es igual a pleno entendimiento o incluso indiferencia (“me dejó en visto!” se indignan algunos), dando pie a diversos malentendidos.

¿Cómo llegamos a ese punto?
Fuimos llenando la mente de asuntos, la pantalla de notificaciones y el día de actividades, a tal grado que a veces olvidamos cosas por hacer o mezclamos las herramientas disponibles sin orden alguno a tal grado que “te lo mando por WhatsApp” probablemente ha invadido todas las esferas de interacción.
Esta saturación limita nuestra capacidad creativa. Dificulta la oportunidad de pausar y oxigenar la mente para idear nuevas soluciones, estrategias o proyectos.

En su libro, Organízate con eficacia [Getting things done], David Allen sugiere una tarea básica y poderosa para recuperar el orden y ese espacio de posibilidades creadoras: “sácatelo todo de la cabeza”. Palabras coloquiales para una técnica de sistematización y clarificación de asuntos por atender, a través de una herramienta de captura — que puede ser en papel o en digital.
Aunque siempre me ha gustado tomar notas en papel porque mi memoria es muy visual, las necesidades de colaboración y comunicación con mi equipo de trabajo me han llevado a optar por una herramienta de captura digital, desde la cual pueda fácilmente compartir mis ideas para colaborar con alguien más en ellas o bien, para acceder a ellas desde cualquier dispositivo con conexión a internet, desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Una vez que has vaciado y clasificado todos los asuntos en la herramienta que te permita darles seguimiento, Allen propone tomar acción respecto a cada asunto. La pregunta de oro es: ¿me llevará menos de dos minutos? Cuando la respuesta es sí, la acción siguiente es resolverlo. Cuando la respuesta es no, puedes delegarlo o bien, asignarle un día y hora para realizarlo — en mi experiencia, yo traduzco esto como ponerlo en mi agenda y respetar esa cita con mi asunto. De lo contrario, el asunto volverá a la masa de asuntos agobiantes sin resolver.

Para ayudar a este proceso de organización de tu tiempo y tu mente, puedes asignar un horario e incluso un espacio físico a esta actividad, al margen de tus espacios de descanso o alimentos. Esto te permitirá hacer un cambio de switch interno muy poderoso para facilitar tu concentración y enfoque según corresponda. Estas dos acciones (organizar y hacerlo en un espacio definido) son dos gestos sencillos y poderosos que me han aportado claridad y que mejoran sustancialmente mi enfoque. Con mi agenda organizada trabajo con mayor enfoque y certeza. Saber que la organización de mi tiempo responde a mi propósito, me brinda tranquilidad y motivación.

Otro beneficio que podrás adoptar a partir de esta descontaminación de ambientes, derivado de la clasificación de tus asuntos y de tomar acción respecto a cada uno será la selección de canales de comunicación más efectivos. ¿Son los grupos de WhatsApp la manera más clara y efectiva para la colaboración? ¿Para el envío sistemático de información estratégica? Además de una reflexión y ajustes a nivel personal, seguramente hallarás muy conveniente extender esta conversación a tu equipo de trabajo para tomar nuevos acuerdos al respecto y lograr una comunicación más clara, eficaz y oportuna. Si quieres que te acompañemos para detonar este fascinante proceso en tu equipo, escríbenos y te ayudaremos a tomar acción.

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